П О Р Я Д О К
організації проведення особистих прийомів осіб, які потребують безоплатної первинної правової допомоги, особистих, виїзних прийомів громадян та телефонного зв’язку з населенням «Пряма лінія» з питань, що належать до компетенції райдержадміністрації
І. Загальні положення
1.1. Цей Порядок розроблено у відповідності до Конституції України, законів України «Про звернення громадян», «Про безоплатну правову допомогу», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» і визначає основні вимоги до організації проведення особистих прийомів осіб, які потребують безоплатної первинної правової допомоги (далі – особи), особистих, виїзних прийомів громадян та телефонного зв’язку з населенням «Пряма лінія» з питань, що належать до компетенції райдержадміністрації (далі – прийоми).
1.2. Прийоми проводяться у відповідності до функціонального розподілу обов’язків між працівниками райдержадміністрації, спеціалістом загального відділу апарату райдержадміністрації, на якого покладені відповідні обов’язки (надалі – спеціалістом загального відділу), в порядку черговості громадян. Прийоми Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни проводяться першочергово.
1.3. Облік та реєстрація усних звернень осіб та громадян проводиться загальним відділом апарату райдержадміністрації відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 (із змінами), Порядку роботи громадської приймальні з надання безоплатної первинної допомоги, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 21.09.2011 № 3047/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 22.09.2011 за № 1114/19852, розпорядження голови облдержадміністрації від 28.11.2011 № 673 «Про виконання Закону України «Про безоплатну правову допомогу», розпорядження голови райдержадміністрації від 16.11.2011 № 504 «Про громадську приймальню з надання безоплатної первинної правової допомоги при Добропільській райдержадміністрації» та Класифікатору звернень громадян для місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування Донецької області, затвердженого розпорядженням голови облдержадміністрації від 12.02.2009 № 50.
1.4. Функції громадської приймальні з надання безоплатної первинної правової допомоги з питань, що належать до компетенції райдержадміністрації (далі – Громадська приймальня райдержадміністрації), покладаються на юридичний сектор апарату райдержадміністрації, повноваження завідувача Громадської приймальні райдержадміністрації – на завідувача юридичного сектору апарату райдержадміністрації, який забезпечує, організовує та контролює роботу Громадської приймальні райдержадміністрації.
1.5. Вхід до Громадської приймальні райдержадміністрації, розташованої за адресою: м. Добропілля, вул. Московська, 1, каб.12 у робочі дні з 8.00 до 12.00 та з 13.00 до 17.00 , у п’ятницю з 08.00 до 15.45 - вільний і не потребує оформлення перепустки.
1.6. Прийоми, за виключенням виїзних, здійснюються у Громадській приймальні райдержадміністрації в установлені графіком прийомів дні та години.
1.6.1. У вказаному графіку, окрім прізвища, імені, по батькові, посади відповідальних працівників райдержадміністрації та часу проведення прийомів, зазначається перелік працівників структурних підрозділів райдержадміністрації, які беруть участь у прийомах та мають право проводити їх у разі відсутності перших.
1.6.2. Відповідальні працівники райдержадміністрації для забезпечення кваліфікованого роз’яснення питань, порушених особами або громадянами, можуть залучати до їх розгляду посадових осіб структурних підрозділів райдержадміністрації, підприємств, організацій, установ району, а також представників органів місцевого самоврядування, територіальних підрозділів центральних органів виконавчої влади, у тому числі прокуратури, юстиції, органів внутрішніх справ відповідно до чинного законодавства.
1.6.3. Під час проведення прийомів можуть бути присутні представники осіб та громадян, повноваження яких оформлені у встановленому законом порядку.
1.7. Графіки прийомів затверджуються щорічно розпорядженням голови райдержадміністрації. Контроль за їх дотриманням здійснює спеціаліст загального відділу.
1.8. Населення району систематично інформується про порядок, графіки, підсумки прийомів, як на сторінках періодичних видань так і на офіційних веб-сайтах райдержадміністрації та облдержадміністрації, а також шляхом наочного розміщення у Громадській приймальні райдержадміністрації.
1.9. У разі, якщо вирішити порушені особами або громадянами в усному зверненні питання безпосередньо на прийомах неможливо через складність та/або необхідність додаткового вивчення, їм може бути запропоновано викласти суть питань у письмовому вигляді. Така заява розглядатиметься у тому ж порядку, що й письмове звернення.
ІІ. Порядок організації проведення особистих прийомів осіб, які потребують безоплатної первинної правової допомоги
2.1 Особистий прийом осіб, які звернулись до Громадської приймальні райдержадміністрації за безоплатною первинною правовою допомогою, здійснюється юридичним сектором апарату райдержадміністрації із залученням працівників юридичних служб структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних підрозділів центральних органів виконавчої влади згідно із затвердженим графіком, без попереднього запису.
2.2. Реєстрація особистого обліку прийому осіб здійснюється у день їх прийому у журналі затвердженої форми згідно з документами, що посвідчують особу, працівниками які чергують в Громадській приймальні.
2.3. Надання правової інформації, консультацій і роз’яснень з правових питань, допомоги у складанні документів правового характеру здійснюється по можливості під час прийому. При необхідності залучаються працівники структурних підрозділів райдержадміністрації, до компетенції яких належить вирішення порушених питань.
2.4. Якщо під час розгляду усного звернення про надання безоплатної первинної правової допомоги встановлено, що особа потребує надання безоплатної вторинної правової допомоги, особі або її законному представникові роз'яснюється порядок подання звернення про надання безоплатної вторинної правової допомоги та медіації.
2.5. Організацію проведення особистого прийому осіб, контроль за своєчасним та повним розглядом їх звернень здійснює спеціаліст загального відділу.
ІІІ. Порядок організації проведення особистого прийому громадян головою райдержадміністрації
3.1. Організацію проведення особистих прийомів голови райдержадміністрації, оформлення карток обліку, оформлення доручень за результатами прийомів, контроль за їх виконанням забезпечує спеціаліст загального відділу.
3.2. Проведення особистого прийому громадян головою райдержадміністрації здійснюється без попереднього запису.
3.3. Запис на особистий прийом до голови райдержадміністрації проводиться у картці особистого прийому громадян, яка заповнюється згідно документів, що посвідчують особу, де визначається короткий зміст порушеного питання.
3.4. Під час запису на особистий прийом до голови райдержадміністрації спеціаліст загального відділу проводить співбесіду за результатами якої:
3.4.1. З’ясовує прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, соціальний стан, зміст питання.
3.4.2. Надає роз’яснення щодо порядку розгляду порушених питань заступниками голови, керівниками структурних підрозділів райдержадміністрації, іншими установами та організаціями, до повноважень яких входить вирішення порушеного питання, у випадку, коли громадянин вперше звернувся до райдержадміністрації.
У тому разі коли громадянин звертається до райдержадміністрації повторно, з’ясовує до кого з заступників голови райдержадміністрації або якого структурного підрозділу райдержадміністрації вже він звертався і яке рішення було прийняте ними, при цьому перевіряються попередні звернення, матеріали по їх розгляду, висновки, довідки, відповіді осіб, які розглядали питання раніше, і якщо питання не вирішено по суті, вносять дані заявника та суть його питання до списку громадян, які бажають звернутись на особистий прийом до голови райдержадміністрації.
3.5. У разі, якщо особистий прийом громадян головою райдержадміністрації не може відбутися через поважні причини, він може бути або перенесений на інший день та час, або проведений заступником голови райдержадміністрації, на якого покладено виконання обов’язків голови райдержадміністрації.
ІV. Порядок організації проведення особистих прийомів громадян першим заступником, заступниками голови, керівником апарату райдержадміністрації
4.1. Особисті прийоми громадян першим заступником, заступниками голови, керівником апарату райдержадміністрації здійснюються згідно з затвердженим графіком, без попереднього запису.
4.2. Запис на особисті прийоми до першого заступника, заступників голови, керівника апарату райдержадміністрації здійснюється у день їх прийому на картках обліку, згідно з документами, що посвідчують особу громадянина, спеціалістом загального відділу.
4.3. Організацію проведення особистих прийомів першого заступника, заступників голови, керівника апарату райдержадміністрації, оформлення доручень на картках обліку за результатами прийомів забезпечує спеціаліст загального відділу.
4.4. Контроль за станом виконання доручень першого заступника, заступників голови, керівника апарату райдержадміністрації, наданих під час їх особистих прийомів, здійснює спеціаліст загального відділу.
V. Порядок організації проведення виїзних прийомів громадян керівними працівниками райдержадміністрації
5.1. Виїзні прийоми громадян здійснюються керівними працівниками райдержадміністрації за місцем мешкання громадян згідно із затвердженим графіком.
5.2. Організацію проведення виїзних прийомів громадян, інформування населення про їх проведення, створення відповідних умов, запис громадян забезпечують сільські, селищний голови, в яких заплановано проведення цих заходів.
5.3. За погодженням з керівними працівниками райдержадміністрації, спеціаліст загального відділу визначає дати проведення виїзних прийомів, здійснює контроль за підготовкою до їх проведення та оформлює картки обліку виїзних прийомів громадян, які того ж дня реєструються в загальному відділі апарату райдержадміністрації.
5.4. Контроль за станом виконання доручень керівних працівників райдержадміністрації, наданих під час їх виїзних прийомів, здійснює спеціаліст загального відділу.
VI. Порядок організації проведення телефонного зв’язку з населенням «Пряма лінія» керівними працівниками райдержадміністрації
6.1. Прямий телефонний зв'язок з населенням «Пряма лінія» проводиться безпосередньо керівними працівниками райдержадміністрації згідно з затвердженим графіком.
6.2. Звернення громадян, що надходять на «Пряму лінію» до керівних працівників райдержадміністрації, оформлюються у день їх надходження на картках обліку у відповідності до відомостей, які громадяни повідомляють про себе, з обов’язковим зазначенням їх номерів телефонів.
6.3. Організацію проведення телефонного зв'язку з населенням «Пряма лінія», оформлення доручень за результатами спілкування керівних працівників райдержадміністрації з громадянами, забезпечує спеціаліст загального відділу.
6.4. Контроль за станом виконання доручень керівних працівників райдержадміністрації, наданих під час їх телефонного спілкування з населенням «Пряма лінія», здійснює спеціаліст загального відділу.
.
